Como Organizar Importantes Documentos

Sua vida envolve uma quantidade enorme de papéis, que inclui documentos médicos, seguros, documentos financeiros entre outros. Há uma necessidade de você saber e ser hábil para documentoar os tipos de seguros que você tem, entender qual a sua situação financeira e ter acesso aseus documentos médicos. Documentos organizados, capacita você provar informações importantes e dar instruções importantes para familiares ou amigos de sua confiança, se você viajar ou acontecer alguma situação de emergência. Tendo suas importantes informações organizadas em um lugar seguro, é um passo grande de ter paz e segurança para você, aqueles que você ama e para os seus negócios, ou os negócios da organização que você trabalha. Embora a organização dos seus documentos, possa dar muito trabalho, pode ser mais fácil do que você imagina.

São vários Passos:

• Desenvolvendo um Sistema para as suas necessidades;
• Compilando uma lista de instrução para pessoas de sua confiança;
• Armazenando importantes documentos;
• Usando uma caixa de documentos segura, descrevendo importante documentos dos quais sobrevientes poderiam encontrar em uma lista prática de tópicos.

Que tipo de sistema funcionará melhor para você sobreviver?

Organizando importantes documentos e registros pode reduzir a quantidade de tempo e energia que você precisa gastar guardando papéis. Um sistema efetivo pode ser tão simples quanto guardar papéis em um lugar seguro dentro de uma caixa, em 3 anexos que está indexado
para diferentes categorias, ou então em um compartimento próprio(caixa apropriada). Independente do sistema que você escolher, o importante será aquele que adequar as suas reais necessidades. Depois de organizados, pense uma maneira sugestiva de entregar a quem você mais confia:

1. Baseie-se no sistema de informação que você precisa pegar e quem terá acesso a eles.
2. Comece Organizando os seus documentos nomeando as caixas ou arquivos para ajudar a organizar seus papéis por categorias por informações pessoais ou por categorias.
   

Ex.:

• Informações do Veículo,
• Informações Bancárias,
• Informações do Empregado(a),
• Informações de Manutenção da Casa,
• Apólices de Seguro,
• Registros de Família,
• Informações Médicas,
• Informações de Pagamento,
• Informações de Animais,
• Informações de Contas não Pagas.

Anote todas as informações mais relevantes em um caderno de anotações.

3 - Quando guardar seus arquivos, tenha certeza de incluir:

• Cópias de todos os medicamentos e documentos de seguro,
• Cópias de informações de benefícios;
• Cópias de correspondências importantes;
• Financiamentos e Registros Legais;
• Registros de Pagamentos;
• Notas de conversas importantes com médicos, família e amigos(incluindo nomes de pessoas com quem você conversou, datas e ações que foram tomadas;
• Documentos de Receita Médica.

4 - Coloque os papéis importantes em um local:

• Quando possível, arquive os papéis, assim que você pegá-los;
• Considerando a criação separada de pastas de arquivos, caixas ou papéis em anexo para guardar os registros para cada pessoa de sua família ou amigo de confiança.

5 - Crie uma lista de instruções para pegar as informções e contatos de dentro de casa.
Esta lista capacitará a uma pessoa de sua confiança a seguir passo a passo e gerenciar as rotinas de sua casa e informações financeiras, caso você precise de ajuda.

6 - Ensine seu sistema a uma pessoa de confiança.

Lista de instruções de Informação:

• Liste onde encontrar informações importantes;
• Inclua contato das informações do beneficiário;
• Crie uma linha do tempo que mostra quando os pagamentos devem ser feitos;
• Especifique todas as ações que precise a ser tomadas por todo o seu dinheiro.

Informações de Criança:

• Providencie informações de contato para escolas, professores, treinadores, babás, médicos, dentistas e outras pessoas importantes na vida da criança;
• Dê direções a escola, atividades e cuidados do dia;
• Providencie informações sobre alergias, rotinas da casa e amigos da criança;

Informações do Empregador:

• Liste informações de contato, no caso do empregador precisar ser notificado de sua ausência;
• Providencie no local de trabalho os registros de benefício, incluindo apólices de seguro, atestado médico, férias.

Poderia enumerar muitas outras informações, citei as mais importantes, cada pessoa pode adequar o sistema de vários métodos diferentes, ou fazer o seu próprio.

Espero que tenham gostado, qualquer dúvida ou crítica, me enviem um Post.